Kort svar. Samma regel gäller för enskild firma som för aktiebolag: kvitton och annan räkenskapsinformation ska sparas till och med det sjunde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. Ett kvitto från 2026 sparar du alltså till och med 2033. Sedan 1 juli 2024 får du slänga papperskvittot direkt när du har fört över det till en bild eller pdf, om överföringen är säker och bilden är läsbar.
Sju år, räknat från rätt år
Regeln står i bokföringslagen 7 kap. 2 §. Tiden räknas från utgången av det kalenderår då räkenskapsåret slutade, inte från kvittots datum. En enskild firma har nästan alltid kalenderår som räkenskapsår, så ett kvitto från mars 2026 ska finnas kvar till och med 31 december 2033.
Materialet ska förvaras i Sverige, i ordnat skick. Elektroniska handlingar får under vissa villkor förvaras utomlands.
Digitalt går bra
Före 1 juli 2024 var du tvungen att spara papperet i tre år även om du hade skannat det. Nu får originalet förstöras så snart informationen har förts över till en annan handling, om överföringen inte innebär risk för att informationen ändras eller försvinner. Bilden ska sedan sparas i sju år, precis som papperet skulle ha gjort.
Ett kvitto som kommer som pdf eller e-post sparar du i den formen. Skriv inte ut det. Läs mer i Spara kvitton digitalt och Arkivering av kvitton i Fortnox.
Vad ett kvitto ska visa
Varje affärshändelse ska ha en verifikation. Enligt bokföringslagen 5 kap. 7 § ska den visa när den sammanställdes, när affärshändelsen inträffade, vad den avser, belopp och motpart. Ett vanligt kvitto från butiken har allt det. Vill du dra av momsen ska kvittot också visa momsen.
Betalar du ett köp till firman med ditt privata kort gäller samma sak. Bokför det mot 2018 Övriga egna insättningar.
Om kvittot saknas
Be säljaren om en kopia först. Går det inte skriver du en egen verifikation med datum, säljare, vad du köpte, belopp och varför kvittot saknas, och bifogar kortutdraget. Kostnaden kan bokföras, men momsen får du inte dra av. Se Bokföra kvitto som saknas.
Vanliga frågor
Hur länge ska man spara kvitton i enskild firma?
Till och med det sjunde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. Kvitton från 2026 sparas till och med 2033.
Får jag slänga papperskvittot om jag har fotat det?
Ja, sedan 1 juli 2024, om bilden är läsbar och sparas säkert i sju år.
Gäller det även kvitton från innan juli 2024?
Ja. Enligt BFN gäller den nya regeln även handlingar som fördes över före 1 juli 2024, om överföringen uppfyller kraven.
